O “Operador no Destino” (Destination Management Company) é especialista em extrair os melhores roteiros, serviços e atividades que um destino possa oferecer, levando sempre em consideração a viabilidade operacional, qualidade e custos apresentados. Um DMC demora muitos anos para estabelecer uma reputação de prestígio em seu mercado e junto a clientes de todo o mundo, pois somente seu sucesso contínuo em operações complexas o qualifica como um real ESPECIALISTA. Ao consultar um DMC a agência de logística de incentivos está buscando estabelecer um “posto avançado” para seu negócio, criando uma sociedade temporária com aquela empresa e seus profissionais, que executarão os planos definidos no momento de planejamento da campanha. Desta forma, mais que um fornecedor, o DMC é realmente um parceiro fundamental que traz a segurança e habilidade necessárias para que o cliente se encante com o resultado final. 

Acertar na escolha do DMC requer pesquisar sua reputação no mercado local (financeira e operacional), a qualidade e flexibilidade de seus profissionais e a experiência em atuar com grupos do nosso país. Ao estabelecer este relacionamento com o DMC as agências devem sempre levar em consideração: 

• O DMC atende inúmeros pedidos de orçamento ao mesmo tempo, provenientes de diferentes mercados e dos mais variados clientes. Se você pretende abrir uma “concorrência” entre DMCs para um mesmo projeto é fundamental deixar isso claro no momento do pedido inicial. Quando uma agência já conhece ou trabalhou anteriormente com o DMC há uma chance maior de entendimento de expectativas. 

• Os DMCs geralmente estruturam o orçamento a partir do briefing enviado pela agência e seguindo as particularidades do destino. É importante dar ao DMC um prazo razoável para estudar o briefing e estruturar o roteiro e detalhes logísticos. No momento da montagem do roteiro o DMC fará consultas formais a seus parceiros locais e também armazenará imagens, dados e informações para enriquecer a proposta. 

• Deixe claro no momento do pedido quaisquer detalhes ou informações que sejam fundamentais na execução do programa (must do’s) evitando dispersões. Mantenha uma pessoa da agência como “líder do projeto” e evite mudar as pessoas envolvidas no processo. 

• Ao receber um orçamento, confirme o recebimento e faça uma “devolutiva” com suas impressões e comentários assim que possível. É fundamental que o DMC saiba se está no caminho certo em relação ao briefing ou se necessita fazer ajustes na proposta. 

• Fique atento para todas as informações importantes que devem vir descritas no orçamento, especialmente as condições contratuais relacionadas à validade da proposta e preços, bem como datas de corte para assinatura de contratos, pagamento de serviços e envio de detalhes técnicos e listas de embarque (rooming lists). 

• Mantenha o DMC informado sobre o andamento da proposta final que a agência fará ao cliente, com prazos estimados para a decisão sobre o processo ou quantos estágios terão de ser cumpridos. Não se esqueça que em destinos com grande demanda o DMC efetua “pré-bloqueios” de serviços, hotéis, entretenimento e venues, com prazos rígidos para confirmar ou não estes serviços junto aos fornecedores. 

• Ao seguir para fases posteriores no processo de orçamento tente determinar datas concretas para a realização de Visita Técnica (site inspection) no destino com o DMC escolhido. 

• Durante uma visita técnica tente conhecer os dirigentes do DMC escolhido e todas as pessoas com as quais irá se relacionar durante a execução do projeto. É importante ter uma reunião com o DMC e reforçar os SLA’s (Service Level Agrements) de ambas as partes. 

• Estabeleça um sistema de comunicação simplificado com o DMC, lembrando que ele pode estar em fuso horário muito distante do nosso, com dias de trabalho e feriados diferentes ou envolvido em outras operações simultâneas. 

• Ao analisar as condições da proposta e os preços apresentados é fundamental lembrar-se que:• Os custos de hospedagem e transporte tendem a variar pouco entre diferentes DMCs, pois em sua maioria são serviços praticamente “tabelados”. 

• DMCs experientes e de sucesso geralmente trabalham com um número reduzido de fornecedores no destino, pois preferem confiar seus projetos a terceiros que entendam muito bem sua forma de trabalhar e os requisitos técnicos aos quais estão habituados. 

• Os preços dos serviços relacionados à alimentação (restaurantes, catering, etc.) sofrem grandes variações em função de sua qualidade, tamanho do grupo, dia da semana, montagens especiais, decoração, etc. 

O sucesso de uma operação de viagem de incentivo está diretamente relacionado à qualidade das informações disponibilizadas (briefing) no momento do orçamento, na capacidade de ajustar expectativas, manter uma comunicação construtiva e positiva entre todos os parceiros e, finalmente, na execução precisa dos serviços contratados.