10 Pequenos Segredos Para Incentivos de Sucesso

Com a experiência acumulada nestes últimos 14 anos aprendemos muitas práticas que podem significar o sucesso ou dores-de-cabeça durante as operações de viagens de incentivo. Relacionamos abaixo os 10 principais pontos mais comuns, que muitas vezes passam despercebidos às agências e clientes:

1 – Quanto mais agências em um “bid” maior será o preço: Sim! Ao abrir uma concorrência entre muitas agências o cliente está conseguindo o efeito contrário, pois os fornecedores no destino tendem a “travar” os preços por entenderem que o projeto será executado independente de quem venha a ganhar a concorrência.

2 – Buy Out (exclusividade para o grupo) de hotéis e restaurantes tendem a gerar aumento nos preços, apesar de conferir uma personalização e intimidade superiores.

3 – Grupos com orçamentos apertados para experiências customizadas devem aproveitar eventos locais no destino, tais como festivais, concertos, competições esportivas, etc. para ocupar parte da programação.

4 – Produzir presentes, sinalização e papelaria no destino pode ser bem mais barato: itens produzidos na “origem” podem estar sujeitos a restrições alfandegárias, impostos adicionais e elevados custos de transporte ao destino.

5 – Ajustar horários de refeições tende a produzir grandes economias: em muitos destinos os horários habituais de almoços e jantares são diferentes aos nossos. Se o grupo pode adiantar ou atrasar as refeições evitando horários “de pico” existe a possibilidade de conseguir bons descontos sobre o preço normal.

6 – Grupos grandes não saem mais baratos em função de seu tamanho: quanto maior o grupo, maiores serão as necessidades logísticas e adaptações a serem feitas por todos os fornecedores. Operações grandes e complexas exigem tempos estendidos para montagem e desmontagem, diferentes veículos para transporte e pagamentos de “prêmios” a alguns fornecedores em função de outras receitas que serão perdidas.

7 – Nosso projeto raramente será o “mais importante” para o destino, pois apesar de sua importância para nós ele concorre com outros projetos de várias partes do mundo por hospedagem, venues, serviços, etc. É muito importante colocar este fato sob perspectiva no momento de negociar condições e prazos.

8 – Evite sobrecarregar a programação com muitos “movimentos”. Antes de mais nada lembre-se que a “viagem prêmio” precisa ser divertida e proporcionar relaxamento. Ao hospedar o grupo em um lindo hotel é importante deixar tempo livre suficiente para os convidados curtirem a experiência. Agendas carregadas aumentam as chances de atrasos e de explodir orçamentos. Cuidado!

9 – Passageiro “VIP”: Em teoria todos os passageiros são VIPs e devem ser tratados de maneira igual. Se quiser prover serviços especiais a alguns membros do grupo é necessário fazê-lo com elegância, evitando ressentimentos nos demais participantes.

10 – A viagem de incentivo é RELACIONAMENTO. Use todas as ocasiões durante a viagem para conhecer melhor o convidado, valorizar sua performance e transmitir emoções e mensagens positivas, tornando o prêmio especial para cada participante.