A IMPORTÂNCIA DO “BRIEFING”

Seja para uma viagem de premiação, incentivo ou grupo de lazer, uma das tarefas mais importantes é a confecção de um briefing técnico que norteará o trabalho de todos os parceiros externos, desde o momento inicial de montar roteiros e orçamentos até a execução detalhada de cada “movimento”.

Um briefing bem detalhado, com dados históricos e recheado de informações relevantes proporciona rapidez, precisão e economia quando a premiação começa a tomar forma. Veja abaixo as principais informações que devem estar contidas em um briefing de qualidade:

• Data da viagem: se possível datas exatas, ou as datas mais próximas à vontade do cliente.

• Nome do cliente final (para o caso de grupos de incentivo): sempre que possível informar. Se a informação for confidencial é importante saber qual o segmento de negócios da empresa.

• Tamanho do grupo: importante registrar quantidade de menores e staff da agência separadamente.

• Tipo de hospedagem preferida: categoria de hotel/barco, moderno ou clássico, localização central ou isolada, etc.

• Quantidade de apartamentos: enumerar SGLs (aptos de solteiro), DBLs (aptos para casais),

 TWNs (aptos para 2 adutos com camas separadas), TPL (aptos triplos), etc.

• Descrever quantos apartamentos serão de categoria diferente do restante do grupo

 para Pessoas com Mobilidade Reduzida, VIPs, staff de apoio, etc.

• Perfil dos convidados:

 Idade média;

 Perfil sócio-econômico;

 Habilidades com outros idiomas;

 Acostumados ou não com viagens;

 “Estilo de viajar”: focados em compras, aventureiros, festeiros, gostam de arte, curtem praia, preferem atividades esportivas, apreciam comidas exóticas, fisicamente “ativos”, etc.

• Orçamento / Budget: sempre importante informar um valor aproximado para todos os serviços, excluindo os custos de transporte de ida-e-volta ao destino.

• Viagens anteriores: informar destinos premiados em campanhas anteriores.

• Itens importantes: mencionar eventuais necessidades específicas deste grupo, como: bebidas alcóolicas em todas as refeições, marcas “proibidas” que não devem estar presentes, serviços de spa, cores predominantes, pratos de backup em refeições, etc.

• Detalhes exclusivos:

O cliente pretende ter sua marca impressa e aparente na maior quantidade possível de itens?

Cardápios e decoração personalizados.

Produção de festas com descrição de itens básicos necessários.

Inserção de experiências customizadas.

• Eventuais referências “pré-viagem” escolhidas ou mencionadas pelo cliente, facilitando a seleção de itens similares.

• Prazo máximo para preparação e envio da proposta.

• Descrição de eventuais condições indispensáveis para contratação, pagamento ou cancelamento da viagem (reduções em números de passageiros, eventos de força maior, etc.)

Esta lista parece ser extensa, mas proporciona aos fornecedores o alinhamento com as expectativas do cliente e da agência de logística, eliminando itens que não interessam e reforçando os serviços e elementos que serão indispensáveis para uma boa execução do programa. Finalmente, no processo de briefing e nas primeiras interações com os parceiros externos é fundamental confiar na experiência e conhecimento profundos destes parceiros no destino, entendendo eventuais sugestões de mudança, restrições e discutindo de forma construtiva ajustes em roteiros e serviços que maximizem a experiência positiva de cada convidado.

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